Con el propósito de que los recursos de información bibliográficos, archivísticos y los datos de investigación que se integren en los proyectos digitales puedan ser organizados, analizados y recuperados es necesario el uso de metadatos, que son elementos que ayudan a la identificación, descripción y localización de los recursos. Los metadatos pueden ser:
- Descriptivos. Información acerca del contenido intelectual (autor, título, temas)
- Estructurales. Información para el manejo de los recursos: relación de los recursos entre sí: índices, capítulos.
- Administrativos. Información para representa los archivos desde el punto de vista técnico (tipo de formato); Información sobre los procesos de preservación (quién lo digitalizó y cuando) con fines ayudar a la recuperación de la información a largo plazo; y de derechos (propiedad intelectual y permisos de acceso y uso)
La creación de una estructura de metadatos es fundamental para los proyectos digitales dado que, a partir de ello, se determina la forma en que los usuarios pueden buscar y recuperar información y datos, por ejemplo, para la toma de decisiones o el desarrollo de la ciencia.
En la gestión de proyectos digitales, la Coordinación de Organización de la Información (COI), a cargo de Guadalupe Vega, tiene las siguientes responsabilidades:
- Asegurar que las labores de organización de la información de cada proyecto se realicen en apego a los principios que agregan valor y maximizan el uso de los datos de investigación y de las publicaciones científicas para que sean encontrables, accesibles, interoperables y reutilizables (Principios FAIR ).
- Asegurar la correcta aplicación del Manual de Políticas de la COI
- Analizar los requerimientos de cada proyecto en materia de metadatos.
- Elaborar y validar las plantillas de metadatos que se requieran para el proyecto
- Estimar, cuando sea necesario, el costo por servicios de catalogación.
- Supervisar las labores de organización de la información, derivadas del proyecto
- Colaborar y capacitar al personal que realizará los registros necesarios para la organización de la información.
- Normalizar y validar la integración de registros en el sistema Hyrax para asegurar la correcta visualización y recuperación de los metadatos en las interfaces diseñadas para tal fin.
En el caso de la integración recursos archivísticos, Mayra Mena, a cargo del proyecto Fondos y Colecciones Especiales es responsable de:
- Establecer en acuerdo con la COI, los recursos de información que tendrán tratamiento archivístico
- Solicitar a la COI el procesamiento de los recursos bibliográficos que se integrarán al proyecto.
- Integrar a las colecciones archivísticas los registros de recursos bibliográficos elaborados por la COI.
- Definir las plantillas de datos que se utilizarán en el proceso de recursos archivísticos y las validará con la COI
- Asegurar que se elaboren los registros archivísticos en apego a las normas correspondientes.
- Colaborar en la capacitación del personal seleccionado para llevar a cabo labores archivísticas.
- Normalizar y validar la integración de registros en el sistema Hyrax, mediante las siguientes acciones: