En el desarrollo de un proyecto de investigación o docencia en el que se utilizarán tecnologías digitales, debe considerarse, desde la etapa de planificación, que una gran parte de los materiales digitales que se crearán o utilizarán, deberá asegurarse que estén disponibles por tanto tiempo como el responsable y su equipo los necesiten. Por otra parte, debe tomarse en cuenta también que un conjunto más pequeño pero muy significativo de esos materiales, deberían ser conservados para un futuro más lejano y para un público mucho mayor. En el caso de El Colegio de México, la Biblioteca Daniel Cosío Villegas tiene a su cargo la custodia de lo que produzca su comunidad académica. Los recursos que deben preservarse a largo plazo tienen el objetivo de garantizar la transmisión del conocimiento depositado en ellos, permitir su validación, servir como evidencia de acciones, cumplir requerimientos jurídicos o económicos, funcionar como objetos culturales patrimoniales en colecciones de bibliotecas, archivos o museos y, en general, para otros muy diversos propósitos de acción y referencia.
Los materiales digitales presentan retos importantes para asegurar su disponibilidad presente y futura. Estos son frágiles en sí mismos por su condición física y lógica, sensibles a la corrupción, sujetos a procesos sociales que determinan una rápida obsolescencia de los medios necesarios para reproducirlos, más vulnerables ante acciones voluntarias de destrucción y dependientes de manera obligada del mantenimiento, no solo de ellos mismos, sino de sus contextos, para poder garantizar su comprensibilidad.
Arien González, Bibliotecaria de Preservación Digital, puede ofrecerle orientación específica, atendiendo a los propósitos de su proyecto.
A continuación se anotan los elementos básicos que debe conocer el responsable de un proyecto y los que participan en él , como creadores de materiales digitales de investigación o docencia, acerca de la preservación y conservación de los mismos.
El primer elemento es que las investigaciones, en las ciencias de la información, han permitido llegar a una afirmación fundamental: la posibilidad de conservar a largo plazo los materiales digitales depende de realizar acciones continuadas que deben comenzar desde antes del momento de la creación de tales materiales. Esto significa, entre otras cosas, que si se desea que los materiales digitales que se producen sean mantenidos en el tiempo, debe tomarse una posición activa y ejecutar un conjunto de acciones de preservación mientras son creados y bajo custodia de quien los produce. Sin ellas, existe una baja probabilidad de que los repositorios de información encargados de la preservación a largo plazo puedan garantizar la durabilidad de sus materiales y de que el responsable del proyecto los pueda mantener incluso por un plazo de unos cinco a diez años, o muchas veces menor. A diferencia de como ocurre con materiales en soporte de papel, el creador debe ser un agente activo para la preservación a largo plazo de los materiales digitales que produce, no obstante que, finalmente, estos sean transferidos bajo la custodia de una entidad encargada de su preservación permanente.
El segundo elemento es que existen entidades que pueden apoyar a quien desarrolla los proyectos para que no tenga que hacer esto solo. Una de las recomendaciones más importantes es que identifique desde la planeación de su proyecto cuál debería ser la entidad preservadora a largo plazo de los materiales producidos y se ponga en contacto para conocer cuáles son las condiciones recomendables para la creación, el mantenimiento y uso de sus materiales digitales. Con las recomendaciones específicas del preservador, se tendrán en cuenta además los aspectos económicos para la sostenibilidad del proyecto en este rubro.
En tercer lugar, aunque las recomendaciones del preservador serían específicas y adecuadas para los tipos de materiales digitales que su proyecto producirá, existen un conjunto de recomendaciones generales para los creadores de materiales digitales que pueden tomarse 0 en cuenta. El proyecto de investigaciones The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2, produjo un conjunto muy útil de recomendaciones que se resumen a continuación.
1. Seleccione el hardware, el software y el formato para los archivos que ofrezcan las mejores expectativas de cara al futuro para asegurar que los materiales digitales se mantendrán accesibles a lo largo del tiempo para lo cual es importante considerar:
- Seleccione el sofware que presente los materiales del mismo modo en que ellos originalmente se mostraban.
- Seleccione el hardware y el software que le permitan compartir los materiales con la mayor facilidad.
- Utilice sofware que se adhieran a estándares.
- Conserve las especificaciones de software.
- Si personaliza el sofware que utiliza, asegúrese de documentar los cambios que realizó.
- Documente la construcción de su sistema como un todo, para contribuir a asegurar su accesibilidad.
- Seleccione siempre que sea posible formatos de archivo ampliamente utilizados, no propietarios, plataforma-independiente, no comprimidos y con especificaciones libremente disponibles.
2. Asegúrese de que los materiales digitales que desee mantener como registros confiables de su actividad investigativa, docente, o creativa, sean estables y fijos tanto en su contenido como en su forma.
3. Asegúrese de que los materiales digitales estén apropiadamente identificados, considerando:
- Nombres de las personas involucradas en la creación.
- Nombre de la acción o el asunto con el que se relaciona.
- Forma documental.
- Presentación digital.
- Fechas de creación y transmisión.
- Expresión del contexto documental.
- Indicación de adjuntos.
- Indicación de derechos de autor u otros derechos intelectuales.
- Indicación de presencia o remoción de firma digital.
- Indicación de otras formas de autenticación.
- Indicación de borrador o número de versión.
- Existencia y localización de materiales duplicados fuera del sistema digital.
4. Asegúrese de que los materiales digitales portan la información que permitirá verificar su integridad, como son:
- Nombre de las persona u oficina que utiliza los materiales para realizar sus funciones.
- Nombre de las persona u oficina con la responsabilidad primaria de mantener los materiales.
- Indicación de anotaciones añadidas a los materiales.
- Indicaciones de cualquier cambio técnico a los materiales o a las aplicaciones utilizadas en la gestión o el acceso a los materiales.
- Códigos de restricción de acceso.
- Códigos de privilegios de acceso.
- Códigos de identificación de documentos vitales.
- Planificación de la disposición final de los materiales.
5. Organice los materiales digitales en agrupaciones lógicas.
6. Utilice técnicas de autenticación que contribuyan a mantener y preservar sus materiales digitales.
7. Proteja sus materiales digitales de acciones no autorizadas.
8. Proteja sus materiales digitales de corrupción o pérdida accidental.
- Desarrolle una política o rutina rigurosa que asegure que su sistema recibe backups diariamente.
- Seleccione e instale el mejor sistema de backup posible de acuerdo a sus condiciones.
9. De pasos contra la obsolescencia de hardware y de software.
10. Considere la existencia del problema de la preservación a largo plazo de sus materiales digitales.