El propósito de esta guía es proporcionar, a la comunidad académica de El Colegio de México, la información necesaria para desarrollar proyectos colaborativos digitales de investigación, de una manera eficiente, efectiva y con un enfoque en la sustentabilidad. La guía se enfoca en proyectos de humanidades digitales, digitalización, y los de ciencias sociales que incluyen la utilización de soluciones digitales para permitir el acceso y/o interacción con contenido digital.

La guía fue creada a partir de la experiencia en el desarrollo de varios proyectos colaborativos entre el personal de la Biblioteca, estudiantes, académicos de los Centros de Estudio, personal técnico y especialistas externos. Dada la alta demanda de apoyo y la similitud que existe entre los proyectos, decidimos elabora esta documentación para facilitar los procesos.

La Biblioteca Daniel Cosío Villegas ofrece también acceso a esta guía a toda la comunidad académica hispanoparlante con la finalidad de compartir experiencia y recursos, apoyarla en la planificación e implementación de proyectos digitales, y para colaborar en la creación de normas aplicables a estas prácticas en las instituciones. La Biblioteca busca contar con la colaboración de quienes usen la guía para ampliarla, mejorarla y actualizarla.

Este documento integra los distintos procesos que se llevan a cabo en el desarrollo de los proyectos, los cuales se abordan en el apartado correspondiente en este sitio.

Con el propósito de definir las expectativas y limitaciones de un proyecto, tomando en cuenta los distintos aspectos que involucran un proyecto digital, es importante que quien desee emprender un proyecto, considere los aspectos que se anotan abajo a fin de establecer los elementos necesario para tomar decisiones sobre la selección de recursos, la organización de la información, y el tiempo que puede involucrar el desarrollo del sistema, la cantidad de personas que tendrán que involucrarse, los materiales y recursos requeridos, así como  los costos asociados.  Los items que se anotan a continuación y su explicación abajo tienen el propósito de contar con información suficiente para definir el proyecto.

1. Anote el objetivo del proyecto
Éste puede ser de investigación o de divulgación

2. ¿A quién va dirigido? 
Quién va a utilizar los recursos que se incluirán, con qué propósito. Todo el proyecto digital debe estar vinculado a que la tecnología satisfaga las necesidades de sus usuarios. 

3. ¿Qué tipo de material se va a incluir?
Estos pueden ser datos, imágenes, etc. 

4. ¿Cuenta con los derechos para reproducir y hacer públicos los materiales? o ¿Están libres de derechos? 

5. ¿Cuenta con personal asignado al proyecto?
Diseñador, programador, catalogador, etc… 

6. ¿Cuenta con presupuesto externo? 
Indicar la fuente de financiamiento

7. ¿Cuánto tiempo se tiene para llevar a cabo el proyecto?

Objetivo del Sistema 
Se requiere tener claro que se busca lograr con el sistema, a grandes rasgos, para orientar la dirección del proyecto y tener manera de comprobar la elaboración exitosa del mismo cuando esté terminado.

Responsables 
La asignación de responsabilidades de los involucrados es necesaria para tener claro quiénes son las personas a quién se debe acudir para las distintas situaciones que pueden presentarse antes, durante y después del proyecto.

Usuarios. 
Un relato sobre las personas y la manera en que utilizará el sistema y sus recursos ayuda a conocer qué es lo que se espera del sistema y cómo lograr que lo haga. 

Tipo de recursos y formatos. 
De manera general pueden ser Imágenes, textos, audios, etc. 
Si el material ya está en formato digital, es necesario hacer mención del tipo de archivo (.pdf’s, mp3, .jpg, .mp4, .xls, etc.) 

Cantidad de objetos 
Esta cuantificación es necesaria para tener claras las implicaciones generales del proyecto en cuanto al tiempo que se requiere para procesarlos. 

Aproximación en bytes de la cantidad de objetos para almacenar. 
Este dato permite determinar si se cuenta con la infraestructura tecnológica necesaria para almacenar estos objetos.

Metadatos 
Los metadatos son las estructuras que permiten identificar un recurso y establecer la manera en que la información será recuperada. Para un proyecto digital es muy importante establecer la forma en que deben describirse los objetos para facilitar la creación de índices, visualizaciones gráficas, y sistemas de búsqueda y exploración. Estas descripciones se basan en las necesidades del usuario que los utilizará. 
Estos aspectos se describen en el apartado Organización de la información.

Indización 
En este apartado debe considerarse los datos que es importante se recuperen dentro de un proyecto digital, permite conocer que índices  se deberán desglosar dentro de un sistema. Estos pueden ser periodos de tiempo, lugares geográficos, nombres de personas, genero, etnias, tipo de documentos, nivel de acceso, entre otros. 

Recuperación de Información 
Los requerimientos de la búsqueda (simple y avanzada) son determinantes para el éxito de un sistema. Esta se relaciona estrechamiento con  los metadatos y la indización de la información. En muchos casos un buscador puede limitarse a buscar solo en títulos, el texto completo, dentro de cierta colección, en un rango de tiempo o en cierto espacio geográfico. 

Herramientas de interacción. 
En algunos casos el proyecto puede requerir que la información se despliegue no solo en listados de un directorio. La ventaja de los proyectos digitales es que es posible interactuar con los objetos de manera distinta a su contraparte análoga. Muchas veces las herramientas son lo que justifican la creación de un proyecto digital. Por ejemplo:  Una colección y los datos que contiene se pueden visualizar en mapas, se puede comparar con gráficas, y con filtros que permiten interacciones con capacidad para procesar y aprender de los datos de una manera eficiente o en algunos casos, mucho más precisa. Las herramientas se basan en el tipo de usuario y las necesidades de la investigación que se hará. 
enlace a distintos tipos de herramientas. 

Difusión 
Las estrategias para promover el uso del sistema pueden requerir la creación de una serie de requerimientos técnicos para el sistema. Los líderes de los proyectos deben identificar y definir estos medios para aumentar la visibilidad y promover el uso del sistema. Esto incluye componentes que permitan crear citas, compartir en redes sociales y enviar por correo electrónico. 

Acceso al sistema 
Dado que la mayoría de los sistemas se enfocan en permitir el acceso a recursos de información, la propuesta de un proyecto debe especificar el nivel de acceso que se permitirá para acceder al sistema, dependiendo del tipo de usuario Esto incluye permisos para recuperar, descargar, compartir, copiar, imprimir entre otros. 

Seguridad 
La Coordinación de Servicios de Cómputo de nuestra institución tiene implementadas varias medidas para asegurar la integridad de los sistemas y sus datos, sin embargo, en algunos casos, los proyectos pueden convertirse en blancos de ataques por distintos motivos, por lo cual es importante detallar posibles amenazas al proyecto para impedir acceso o robo de datos. 

Diseño Gráfico 
Cualquier sistema que se desarrolle requiere la intervención de un especialista que pueda crear una propuesta visual del sistema tanto para los aspectos estéticos como funcionales del sistema. 

Dado que la capacidad de la institución es limitada en cuanto a recursos humanos y tecnológicos, es necesario que en la planeación del proyecto se consideren los costos asociados al proyecto y, en la medida de lo posible, se busquen alternativas de financiamiento.

* Por lo general, la biblioteca cobra su hora laboral para el personal académico en 1500 pesos la hora eso incluye todo los rubros mencionados en este apartado, salvo digitalización.

Adquisición de equipo y servicios tecnológicos
Esto puede incluir servidores, hosting externo, computadoras, almacenamiento, procesadores, servicios en la nube entre otros.

Capacitación
En el uso de programas especializados o en aspectos para el desarrollo tal como lenguajes de programación, uso de un sistema, entre otros.

Digitalización y conversión de Objetos
De manera general los costos de este rubro están asociados con los esfuerzos para convertir objetos de análogo a digital, la conversión de objetos de un formato a otro y la estandarización de estos.

Los costos se calculan basándose en distintos factores incluyedo lo siguiente:

• La cantidad de páginas por escanear
• La calidad de la imagen
• El tiempo involucrado para que alguien edite/limpie los documentos.
• El tiempo para hacer procesamiento de datos.

* Precio promedio para un objeto de tamaño estandar y calidad buena es 15 centavos de un dólar.

Organización de la información
Los costos asociados con el proyecto incluyen la elaboración de las plantillas de metadatos, descripción bibliográfica, asignación temática, entrada de datos y validación de la información integrada en cada registro.

*Creación de plantillas: 21 horas.
*Catalogación interna: 60 pesos por registro.

Supervisión del trabajo externo
En varios casos, el personal académico de la biblioteca supervisa las distintas actividades del proyecto. Sin embargo, debido a la carga de trabajo que suelen implicar los proyectos es posible que no se disponga de tiempo dado que se tienen que atender las actividades cotidianas de la biblioteca y la atención de los proyectos considerados en el plan anual de la Biblioteca.

*Supervisón de metadatos generados por terceros: 2 horas mensuales.

Desarrollo de sistemas
Personal especializado sera requerido para llevar a cabo ciertos aspectos del proyecto tales como programación, diseño gráfico, creación de contenidos.

*Sitio sencillo sin desarrollos especializados: 140 horas.

Gestión del sistema web e infraestructura
El tiempo involucrado en mantener los sistemas que gestionan la información dentro de un software y los servidores.

Vigilar la seguridad, actualizar los sistemas, respaldar, almacenar los objetos, proveer acceso constante al público en general.

*50 horas anuales para un sistema sencillo.

* Los costos anotados son estimaciones generales. Para tener un presupuesto definitivo, se requiere revisar el proyecto.

El desarrollo de sistemas implica un proceso lógico donde se definen y llevan a cabo distintas fases. En algunos casos este proceso podría ser secuencial, en otros podría ser paralelo. Sin embargo, en la mayoría de los casos este proceso y sus entregables están sujetos a cambios conforme se presenten distintas situaciones relacionadas con factibilidad, cambio en las necesidades y otros factores. 

Es importante destacar que este proceso debe tener en cuenta el objetivo planteado y requiere ajustes al plan inicial a lo largo del proceso.  Todo está sujeto a cambios y ajustes, en la medida en que se avanza en el desarrollo y se va definiendo con precisión lo que se espera del sistema. Las fases generales del desarrollo son:  

Análisis preliminar  
Identificación de problemas, análisis, oportunidad y objetivos.  
Esto se hará a partir de lo que se detalla en el alcance. A partir de esto se pueden establecer los requerimientos de información, funcionales del sistema y la identificación de las soluciones tecnológicas que harán posible lograr los objetivos.

Diseño conceptual del sistema. 
El diseño conceptual es la propuesta de solución que se hace antes de crear el sistema real o algunos componentes del sistema. Este diseño conceptual podría incluir  diagrama de flujo, que tratan de expresar distintos procesos del sistema que se requiere definir de antemano, las maquetas del sistema donde se revisan distintos tipos de páginas y componentes, la arquitectura de información donde se propone una estructura de contenidos, la organización de los recursos, y la forma en que se tendrá  acceso a ellos, finalmente se elabora  una presentación del diseño gráfico que incluye logos, contenido visual, estilos de letras, colores entre otras cosas. 
El diseño conceptual suele ser presentado al responsable del proyecto, antes de iniciar la implementación, para hacer los ajustes necesarios y tener la aprobación.

Implementar diseño 
Una vez que la propuesta es aprobada, los desarrolladores inician las labores de desarrollo del sistema. Este proceso incluye creación/instalación de componentes, bases de datos, creación de usuarios, y ajustes a todo esto. 

Una vez concluido lo anterior se integran registros de metadatos y objetos digitales; se llevan a cabo las pruebas de funcionamiento necesarias, se realizan las modificaciones que se requiera, se capacita a las personas en el uso del sistema en el futuro y se hace público el sistema. 

La Coordinación de Innovación Digital, a cargo de Alberto S. Martínez, es responsable de:

Identificar la solución tecnológica adecuada para el proyecto, atendiendo a los lineamientos establecidos por la Coordinación de Servicios de Cómputo de El Colegio en lo que se refiere a seguridad y uso de software. 
Definir las herramientas para la interacción con los objetos  
Integrar los registros y objetos de los recursos de información del proyecto en el sistema que considere pertinente para dar acceso a ellos.  
Llevar a cabo o supervisar la implementación o desarrollo del sistema y asegurar su buen funcionamiento.
Asegurar la preservación de los registros y objetos digitales de cada proyecto. 

• Identificar la solución tecnológica adecuada para el proyecto, atendiendo a los lineamientos establecidos por la Coordinación de Servicios de Cómputo de El Colegio en lo que se refiere a seguridad y uso de software. 
• Definir las herramientas para la interacción con los objetos  
• Integrar los registros y objetos de los recursos de información del proyecto en el sistema que considere pertinente para dar acceso a ellos.  
• Llevar a cabo o supervisar la implementación o desarrollo del sistema y asegurar su buen funcionamiento.
• Asegurar la preservación de los registros y objetos digitales de cada proyecto. 

La selección de los recursos de información que se integrarán en los proyectos digitales   estará a cargo del responsable de cada proyecto, con el apoyo del Bibliógrafo asignado a cada Centro de Estudios y del Coordinador de Gestión de Colecciones.  

En el marco general de la política de selección de recursos para las colecciones digitales especializadas, la Biblioteca producirá, organizará, mantendrá, difundirá, y preservará contenidos que:  

1. Sean relevantes para las líneas de investigación, los programas de estudios y cursos impartidos por la comunidad académica del Colegio.  

2. Sean recursos de fuentes primarias y únicos y que, además, tengan valor para la comunidad académica del Colegio y para la comunidad académica nacional e internacional.  

3. Por sus características o condiciones físicas requieran preservación a largo plazo.  

4. Formen parte de los recursos archivísticos que apruebe el Comité Académico definido para el Proyecto Fondos y Colecciones Especiales. 

Si se trata de colecciones temáticas que deben mantenerse actualizadas, el proyecto considerará la forma de actualización, mediante la selección e integración continúa de recursos de información.  

 La Coordinación de Gestión de colecciones (CGC), a cargo de José Valentín Ortiz, es responsable de: 

1. Dar seguimiento a las labores de selección de recursos de información para asegurar el cumplimiento de las Políticas de selección de la Biblioteca.  

2. Apoyar en la integración de las colecciones digitales especializadas al sistema de descubrimiento PRIMO.  

3. Validar los contenidos de las colecciones digitales especiales.   

4. Considerar en la política de desarrollo de colecciones, los criterios que se definan para la integración de recursos a los proyectos digitales y hacer las actualizaciones correspondientes.   

Este apartado tiene como objetivo establecer las especificaciones mínimas para digitalizar y elaborar un producto sustentable que no necesitará digitalizarse nuevamente durante un período prolongado de tiempo. 

Las especificaciones que a continuación se anotan son resultado de la experiencia en la elaboración del repositorio institucional, como parte del ecosistema digital de la biblioteca, y la creación de servicios digitales. Se actualizarán conforme se identifiquen mejoras. Las recomendaciones se basan en un análisis informal de las prácticas de digitalización en instituciones académicas y de investigación, así como dependencias gubernamentales.  También se definieron tomando en cuenta la infraestructura humana y tecnológica de El Colegio de México. Se recomienda que cualquier institución externa que desee adoptarlas considere su infraestructura local. 

Es importante tener en cuenta que estas especificaciones no son una solución a los problemas más importantes relacionados con la preservación digital en sí misma y sólo deben tomarse como referencia.

Documentos de Texto 

Preservación 
DOCX- MS Word Open XML  
ODT-OpenDocument Text Document
TXT-Plain Text File (ANSI or UTF-8) 
RTF-Rich Text Format File 
XML-(Extensible Markup Language)

Formato de preservación: PDF/A

Acceso 
PDF optimizado con reconocimiento de Texto
TXT

Para documentos escaneados de texto
Lo preferible es que el documento se le de un tratamiento con OCR si es que el documento lo permita, lo cual implica una revisión y corrección al mismo.

Presentaciones

Preservación 
Powerpoint (Microsoft Office): PPTX 
OpenDocument Presentation (Openoffice) : ODP
PDF/A
.MP4
.TIFF

Acceso 
PDF Optimizado para acceso con reconocimiento de Texto 

Hojas de Calculo

Preservación & Acceso
XLSX 
ODS 
CSV
TSV

Sonoro 

Preservación 
WAV
AIFF
FLAC
OGG 

Fuentes analogicas deberian ser transferidas a digital a 24bits and 96kHz 

Fuentes Digitales a resolución original
(típicamente 16 – 24 bits  y entre 44.1kbps- 48 kbps)

Acceso 
MP3: 128 kbps 

Imágenes en movimiento 

Preservación & acceso
MP4 con codificación H.264
Chroma Sampling: 4:2:0

Resolución por formatos

Pelicula Filmica: por determinar 

Beta Resolucion de 330×480 para Umatic, 

Betamax Super Betamax, Betacam: Resolucion de 400×480 y relación de aspecto 4:3

Extended Definition Betamax: Resolucion de 670×480: y relación de aspecto 4:3

LaserDisc, Super VHS, Hi8: Resolucion de 560×480: para y relación de aspecto 4:3 

VHS: por segundo (FPS): 30fps, resolución de 720 x 480, relación de aspecto 4:3 

DVD: 640×480 

Correos Electrònicos

Preservación y Acceso 

MBOX:Mailbox File 

Bases de Datos 

Preservación
JSON

Acceso
JSON 
XML
TSV 
CSV

Imágenes Fijas 

Preservación 
TIFF
Formatos AI, EMF, and WMF Se Convierten a .svg 
PS y EPS se convierten a PDF/A. 

Acceso 
JPG
PNG
PDF 

Digitalización de Imágenes

Texto, ilustración gráfica/obras de arte, mapas, planos, y materiales de formato grande. 

Escaneo: Bit Depth: 300 dpi, 8-bit grayscale 
Compresión: sin compresión or compresión sin pérdidas utilizando LZW o JPEG2000  

Blanco y negro  
Compresión: sin compresión o compresión G4 de CCITT 
Profunidad de Bits: 300 dpi, bitonal  

Escala de Grises  
Compression: sin compresión or Lossless compressed using LZW or JPEG2000  
Profunidad de Bits: 300 dpi, 8-bit grayscale  

* excepto en el caso de determinados usos de la documentación en que se requiere más resolución.

Color 
Compresión: Sin compresión
Profundidad de Bits:: 300 dpi, 24-bit color  

Digitalización de Fotografías

Matriz de Pixeles – 3000 píxeles a través de la dimensión larga para todos los formatos rectangulares y tamaños.
2700 píxeles para los formatos cuadrados independientemente de su tamaño.
Resolución
35mm: 2100 ppi 
4”x5” (10x12cm): 600 ppi
8”x10” (20,32×25,4 cm) : 300 ppi

Profundidad de Bits 
Cuanto mayor sea la profundidad de bits del escáner, el más exacto y preciso cuando se hace el análisis de la información por tonos disponibles y reproducción de color. Desde un escáner con una densidad óptica superior obtiene más información tonal para analizar y reproducir, es más preciso.  

En el desarrollo de un proyecto de investigación o docencia en el que se utilizarán tecnologías digitales, debe considerarse, desde la etapa de planificación, que una gran parte de los materiales digitales que se crearán o utilizarán, deberá asegurarse que estén disponibles por tanto tiempo como el responsable y su equipo los necesiten. Por otra parte, debe tomarse en cuenta también que un conjunto más pequeño pero muy significativo de esos materiales, deberían ser conservados para un futuro más lejano y para un público mucho mayor. En el caso de El Colegio de México, la Biblioteca Daniel Cosío Villegas tiene a su cargo la custodia de lo que produzca su comunidad académica. Los recursos que deben preservarse a largo plazo tienen el objetivo de garantizar la transmisión del conocimiento depositado en ellos, permitir su validación, servir como evidencia de acciones, cumplir requerimientos jurídicos o económicos, funcionar como objetos culturales patrimoniales en colecciones de bibliotecas, archivos o museos y, en general, para otros muy diversos propósitos de acción y referencia.  

Los materiales digitales presentan retos importantes para asegurar su disponibilidad presente y futura. Estos son frágiles en sí mismos por su condición física y lógica, sensibles a la corrupción, sujetos a procesos sociales que determinan una rápida obsolescencia de los medios necesarios para reproducirlos, más vulnerables ante acciones voluntarias de destrucción y dependientes de manera obligada del mantenimiento, no solo de ellos mismos, sino de sus contextos, para poder garantizar su comprensibilidad.

Arien González, Bibliotecaria de Preservación Digital, puede ofrecerle orientación específica, atendiendo a los propósitos de su proyecto.

A continuación se anotan los elementos básicos que debe conocer el responsable de un proyecto y los que participan en él , como creadores de materiales digitales de investigación o docencia, acerca de la preservación y conservación de los mismos.

El primer elemento es que las investigaciones, en las ciencias de la información, han permitido llegar a una afirmación fundamental: la posibilidad de conservar a largo plazo los materiales digitales depende de realizar acciones continuadas que deben comenzar desde antes del momento de la creación de tales materiales. Esto significa, entre otras cosas, que si se desea que los materiales digitales que se producen sean mantenidos en el tiempo, debe tomarse una posición activa y ejecutar un conjunto de acciones de preservación mientras son creados y bajo custodia de quien los produce. Sin ellas, existe una baja probabilidad de que los repositorios de información encargados de la preservación a largo plazo puedan garantizar la durabilidad de sus materiales y de que el responsable del proyecto los pueda mantener incluso por un plazo de unos cinco a diez años, o muchas veces menor. A diferencia de como ocurre con materiales en soporte de papel, el creador debe ser un agente activo para la preservación a largo plazo de los materiales digitales que produce, no obstante que, finalmente, estos sean transferidos bajo la custodia de una entidad encargada de su preservación permanente. 

El segundo elemento es que existen entidades que pueden apoyar a quien desarrolla los proyectos para que no tenga que hacer esto solo. Una de las recomendaciones más importantes es que identifique desde la planeación de su proyecto cuál debería ser la entidad preservadora a largo plazo de los materiales producidos y se ponga en contacto para conocer cuáles son las condiciones recomendables para la creación, el mantenimiento y uso de sus materiales digitales. Con las recomendaciones específicas del preservador, se tendrán en cuenta además los aspectos económicos para la sostenibilidad del proyecto en este rubro.

En tercer lugar, aunque las recomendaciones del preservador serían específicas y adecuadas para los tipos de materiales digitales que su proyecto producirá, existen un conjunto de recomendaciones generales para los creadores de materiales digitales que pueden tomarse 0 en cuenta. El proyecto de investigaciones The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2, produjo un conjunto muy útil de recomendaciones que se resumen a continuación. 

1. Seleccione el hardware, el software y el formato para los archivos que ofrezcan las mejores expectativas de cara al futuro para asegurar que los materiales digitales se mantendrán accesibles a lo largo del tiempo para lo cual es importante considerar: 

• Seleccione el sofware que presente los materiales del mismo modo en que ellos originalmente se mostraban. 
• Seleccione el hardware y el software que le permitan compartir los materiales con la mayor facilidad. 
• Utilice sofware que se adhieran a estándares. 
• Conserve las especificaciones de software. 
• Si personaliza el sofware que utiliza, asegúrese de documentar los cambios que realizó. 
• Documente la construcción de su sistema como un todo, para contribuir a asegurar su accesibilidad. 
• Seleccione siempre que sea posible formatos de archivo ampliamente utilizados, no propietarios, plataforma-independiente, no comprimidos y con especificaciones libremente disponibles.  

2. Asegúrese de que los materiales digitales que desee mantener como registros confiables de su actividad investigativa, docente, o creativa, sean estables y fijos tanto en su contenido como en su forma. 

3. Asegúrese de que los materiales digitales estén apropiadamente identificados, considerando: 

• Nombres de las personas involucradas en la creación. 
• Nombre de la acción o el asunto con el que se relaciona. 
• Forma documental. 
• Presentación digital. 
• Fechas de creación y transmisión. 
• Expresión del contexto documental. 
• Indicación de adjuntos. 
• Indicación de derechos de autor u otros derechos intelectuales. 
• Indicación de presencia o remoción de firma digital. 
• Indicación de otras formas de autenticación. 
• Indicación de borrador o número de versión. 
• Existencia y localización de materiales duplicados fuera del sistema digital. 

4. Asegúrese de que los materiales digitales portan la información que permitirá verificar su integridad, como son: 

• Nombre de las persona u oficina que utiliza los materiales para realizar sus funciones. 
• Nombre de las persona u oficina con la responsabilidad primaria de mantener los materiales. 
• Indicación de anotaciones añadidas a los materiales. 
• Indicaciones de cualquier cambio técnico a los materiales o a las aplicaciones utilizadas en la gestión o el acceso a los materiales. 
• Códigos de restricción de acceso. 
• Códigos de privilegios de acceso. 
• Códigos de identificación de documentos vitales. 
• Planificación de la disposición final de los materiales. 

5. Organice los materiales digitales en agrupaciones lógicas. 

6. Utilice técnicas de autenticación que contribuyan a mantener y preservar sus materiales digitales. 

7. Proteja sus materiales digitales de acciones no autorizadas. 

8. Proteja sus materiales digitales de corrupción o pérdida accidental. 

• Desarrolle una política o rutina rigurosa que asegure que su sistema recibe backups diariamente. 
• Seleccione e instale el mejor sistema de backup posible de acuerdo a sus condiciones. 

9. De pasos contra la obsolescencia de hardware y de software. 

10. Considere la existencia del problema de la preservación a largo plazo de sus materiales digitales. 

 

Es importante que desde el inicio del proyecto se plantee a la Coordinación de Servicios de Cómputo (CSC) de El Colegio las necesidades del proyecto a fin de que se asegure la disponibilidad de infraestructura.  

Todo proyecto digital requiere de infraestructura tecnológica de hardware y software: 

• Hardware: computadoras fijas (de escritorio) y móviles (laptops), escáneres, etc.; y memoria para el almacenamiento. La CSC define la forma en que destino esta memoria ya sea en servidores virtuales dentro de la infraestructura tecnológica de El Colegio de México o en servicios en la nube. 
• Software: programas, sistemas operativos, ofimática, y mantenimiento básico de los sistemas web para asegurar el acceso constante al público en general; y sistemas de seguridad y para el respaldo de información y objetos digitales. 

La Coordinación de Apoyo Tecnológico, a cargo de Francisco Mejía es el enlace de la Biblioteca con la CSC y responsable de: 

1. Identificar las necesidades de infraestructura tecnológica de cada proyecto  

2. Proveer la infraestructura tecnológica que le sea requerida, previo acuerdo con la Coordinación de Servicios de Cómputo, y harás las previsiones necesarias derivadas de las necesidades de cada Proyecto.  

3. Aplicar las medidas necesarias para atender los lineamientos institucionales en lo que se refiere a seguridad, disponibilidad y resguardo del sistema y sus contenidos. 

4. Informar a los involucrados sobre cualquier cambio en la infraestructura, que implique la actualización o modificación necesaria al sistema. 

5. Asegurar el soporte y mantenimiento necesario al sistema, con base en la documentación que se genere.  

6. Atender las fallas de acceso o recuperación del sistema recurriendo a las instancias que correspondan.  

Con el propósito de que los recursos de información bibliográficos, archivísticos y los datos de investigación que se integren en los proyectos digitales puedan ser organizados, analizados y recuperados es necesario el uso de metadatos, que son elementos que ayudan a la identificación, descripción y localización de los recursos.  Los metadatos pueden ser:  

1. Descriptivos. Información acerca del contenido intelectual (autor, título, temas)  

2. Estructurales. Información para el manejo de los recursos: relación de los recursos entre sí: índices, capítulos.   

3. Administrativos. Información para representa los archivos desde el punto de vista técnico (tipo de formato); Información sobre los procesos de preservación (quién lo digitalizó y cuando) con fines ayudar a la recuperación de la información a largo plazo; y de derechos (propiedad intelectual y permisos de acceso y uso)  

La creación de una estructura de metadatos es fundamental para los proyectos digitales dado que, a partir de ello, se determina la forma en que los usuarios pueden buscar y recuperar información y datos, por ejemplo, para la toma de decisiones o el desarrollo de la ciencia. 

En la gestión de proyectos digitales, la Coordinación de Organización de la Información (COI), a cargo de Guadalupe Vega,  tiene las siguientes responsabilidades:  

1. Asegurar que las labores de organización de la información de cada proyecto se realicen en apego a los principios que agregan valor y maximizan el uso de los datos de investigación y de las publicaciones científicas para que sean encontrables, accesibles, interoperables y reutilizables (Principios FAIR ). 

2. Asegurar la correcta aplicación del Manual de Políticas de la COI   

3. Analizar los requerimientos de cada proyecto en materia de metadatos.  

4. Elaborar y validar las plantillas de metadatos que se requieran para el proyecto  

5. Estimar, cuando sea necesario, el costo por servicios de catalogación.  

6. Supervisar las labores de organización de la información, derivadas del proyecto  

7. Colaborar y capacitar al personal que realizará los registros necesarios para la organización de la información.  

8. Normalizar y validar la integración de registros en el sistema Hyrax para asegurar la correcta visualización y recuperación de los metadatos en las interfaces diseñadas para tal fin. 

En el caso de la integración recursos archivísticos, Mayra Mena, a cargo del proyecto Fondos y Colecciones Especiales es responsable de: 

1. Establecer en acuerdo con la COI, los recursos de información que tendrán tratamiento archivístico 

2. Solicitar a la COI el procesamiento de los recursos bibliográficos que se integrarán al proyecto. 

3. Integrar a las colecciones archivísticas los registros de recursos bibliográficos elaborados por la COI.  

4. Definir las plantillas de datos que se utilizarán en el proceso de recursos archivísticos y las validará con la COI 

5. Asegurar que se elaboren los registros archivísticos en apego a las normas correspondientes. 

6. Colaborar en la capacitación del personal seleccionado para llevar a cabo labores archivísticas. 

7. Normalizar y validar la integración de registros en el sistema Hyrax, mediante las siguientes acciones: 

La bibliógrafa o el bibliógrafo asignada/o a cada Centro de Estudios es el enlace entre la persona responsable del proyecto y las diferentes instancias involucradas en él al interior de la Biblioteca.  

El grupo de Bibliógrafos es responsable de:  

1. Orientar, de manera inicial, a la persona responsable del proyecto acerca de las implicaciones y los requerimientos generales relacionados con la ejecución del mismo. 
2. Identificar las áreas temáticas y recursos que forman parte del proyecto, así como determinar el estado inicial de la colección.  
3. Brindar apoyo para identificar, seleccionar, actualizar e integrar a la colección, los recursos de información que se consideren pertinentes. 
4. Monitorear el funcionamiento adecuado del sitio en que resida la colección y actualizar de forma continua el contenido cuando así se determine.   
5. Establecer las relaciones con instituciones u organizaciones que participen en el proyecto. 
6. Elaborar los informes derivados del proyecto respecto a la participación de la Biblioteca.   
7. Apoyar las labores de difusión del proyecto.   

La Coordinación de Servicios, a cargo de Eduardo Ruvalcaba, es responsable de:  

1. Verificar que los recursos de información que forman parte del proyecto se visualicen adecuadamente a través del sistema de descubrimiento de la BDCV.  
2. Validar que el acceso y recuperación de la información sea eficiente. 
3. Definir la forma y los medios para difundir el proyecto, asegurando el cumplimiento de los Principios éticos de El Colegio de México y los Principios eticos para la investigación.  
4. Reportar cualquier falla en el acceso o recuperación a la Coordinación de Apoyo Tecnológico y a la Coordinación de Organización de la Información